- Structurez l’e-mail en fonction de son objectif
- Différenciez la structure de l’e-mail de celle de la lettre.
Dans un e-mail, il s’agit d’aller droit au but en adoptant la construction en pyramide inversée. - Identifiez son objectif : est-ce pour communiquer ou obtenir une information ? Transmettre une consigne ? …
- L’essentiel du message doit être dans le mail,
non pas dans les pièces jointes qui nécessitent plus de temps puisqu’il faut les ouvrir.
- Formulez l’objet de l’e-mail avec soin pour donner envie de le lire
- Suscitez l’intérêt du lecteur en privilégiant les titres » pleins « ,
résumez en quelques mots le message essentiel que vous souhaitez faire passer - L’objet doit être suffisamment précis, synthétique et percutant pour retenir l’attention du lecteur
et lui donner envie d’ouvrir le mail
- Soignez l’accroche
- Placez-vous du point de vue du destinataire pour trouver l’accroche dès la première phrase
- Commencez les e-mails de façon à donner envie de lire la suite du message.
- Rédigez des phrases courtes et faciles à comprendre.
- Soyez précis pour éviter toute ambiguïté.
- Soignez le style
- L’e-mail doit être court et synthétique
- N’oubliez pas de respecter les formules d’introduction, de conclusion et de politesse.
Sinon, le lecteur peut se sentir agressé ou mal traité si le ton est trop direct, si les formes ne sont pas au RV.
- Soignez la présentation et la mise en forme
Pour faciliter la lecture :
- Organisez le message en paragraphes clairs et aérés
- Les premiers mots du paragraphe et des phrases sont les plus importants
- Utilisez au besoin puces ou tirets, mots (mais pas phrases) en gras pour qu’ils se détachent du reste du texte.
- Ciblez les destinataires
- Soyez attentif au choix des destinataires en fonction de l’objectif.
Souvenez-vous : trop d’information tue l’information
Si vous avez envie de vous entraîner, de peaufiner votre style et d’être ainsi plus efficace, contactez-moi !
Myriam Ogier
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